PROGETTO PONET PROTOCOLLO DI INTESA PER LA REALIZZAZIONE DI UNA RETE CIVICA TELEMATICA QUADRO GENERALE DI RIFERIMENTO La Prefettura di Prato la Provincia di Prato il Comune di Prato il Comune di Montemurlo il Comune di Vaiano il Comune di Vernio il Comune di Carmignano il Comune di Poggio a Caiano il Comune di Cantagallo la Camera di Commercio di Prato l'A.s.m.i.u. il Cons.ia.g. l'Azienda USL n.4 l'Azienda Pratese Multiservizi il Centro per l'arte contemporanea "Luigi Pecci" il Centro di scienze naturali l'Azienda di promozione turistica l'Archivio di Stato di Prato l'Istituto internazionale di studi storici "F.Datini" la Biblioteca Roncioniana si impegnano a realizzare, a scopo di interesse pubblico, un insieme di strumenti e attività che puo' essere indicato in sintesi con il termine di RETE CIVICA. La normativa vigente (L.241/90, L.142/90, D.L. 29/93) impone alla Pubblica Amministrazione di modificare il rapporto con i cittadini in una direzione di trasparenza dell'azione amministrativa e di una maggiore efficienza nell'erogazione dei servizi. Le nuove Amministrazioni, recependo le indicazioni normative, hanno maturato la consapevolezza della centralità della comunicazione per un'azione amministrativa efficiente e una democrazia reale, consapevolezza che si è concretizzata con l'istituzione in molti Enti dell'Assessorato alla trasparenza e comunicazione e di Uffici per le Pubbliche Relazioni. L'istituzione della nuova provincia offre, inoltre, l'occasione di creare un laboratorio dove sperimentare un nuovo modo di rapportarsi della Pubblica Amministrazione con la propria utenza; l'apertura di nuove sedi decentrate dell'Amministrazione dello Stato, la creazione di una nuova Prefettura , la nascita del nuovo Ente Provincia permettono il ripensamento e la riorganizzazione dei rapporti tra i vari soggetti pubblici operanti nel territorio senza i vincoli derivanti da un organizzazione già consolidata come avviene nelle realtà di vecchia istituzione. In tutti gli Enti partecipanti al progetto è forte la consapevolezza di come una semplificazione delle relazioni e l'utilizzo di nuove tecnologie, possano permettere di operare un'economia complessiva del sistema delle risorse e di ottenere una maggiore qualità dei servizi erogati compiendo passi avanti nel processo che porta il cittadino da "suddito" a protagonista attivo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. La realizzazione di una rete civica telematica fondata sulla tecnologia INTERNET è uno degli strumenti prioritari per la circolazione delle informazioni fra gli Enti e all'interno del territorio, e per lo sviluppo di forme crescenti di comunicazione fra i soggetti istituzionali, la ricchezza delle realtà socio-economiche ed associative, ed i cittadini. 2. OBIETTIVI Obiettivi dell'azione coordinata dei soggetti istituzionali citati sono: la creazione di un sistema di comunicazione diverso da quelli tradizionali (posta, telefono) che permetta uno scambio piu' puntuale e programmabile di informazioni generali e normative; la crescita di capacità di orientamento e selezione dei cittadini rispetto alle risorse ed offerte disponibili sul territorio; la possibilità di accesso guidato e controllato da parte di ogni Ente partecipante al sistema informativo degli altri, allo scopo di evitare inutili richieste di documenti sia a propri fini interni che per pratiche dell'utente; la disponibilità di informazioni aggiornate e complete sull'attività della P.A. facilmente reperibili e usufruibili con vari mezzi dall'utente, cittadinanza e operatori economici; la creazione di un sistema per la comunicazione pubblica che permetta di svolgere un servizio qualitativamente superiore recuperando le risorse che nella situazione attuale vengono disperse in attivitą non sistematiche; lo sviluppo di trasformazioni positive nell'organizzazione del lavoro e nella gestione di servizi al cittadino; la creazione di un sistema di monitoraggio sui bisogni dell'utenza che rappresenti uno strumento di riscontro diretto delle iniziative e dei servizi erogati; la realizzazione di un supporto per iniziative culturali, sociali, ambientali, didattiche e formative, rendendo visibili anche al di fuori della provincia di Prato le risorse del territorio in tutta la loro ricchezza di attivitą e manifestazioni; la creazione di modalità comunicative piu' agevoli e di informazioni costantemente aggiornate fra istituti con finalità similari, contribuendo così allo sviluppo di subsistemi specializzati ed omogenei. 3. GLI STRUMENTI Lo strumento per la realizzazione di questi obiettivi è stato individuato nella creazione di una Rete Civica telematica basata su tecnologia Internet. Questa scelta è stata operata su indicazione del Comune di Prato che dai primi mesi del 1995 ha avviato, in collaborazione con PIN Centro Studi Ingegneria dell'Università di Prato, un progetto sperimentale per la creazione di un sistema informativo telematico rivolto alla cittadinanza basato su tecnologie Internet. Il PIN è stato scelto come partner essendo un'associazione senza fini di lucro, che ha tra i suoi compiti istituzionali la diffusione delle tecnologie avanzate, ha maturato un'esperienza scientifica consistente in campo telematico, è inserito nel circuito dei progetti dell'Unione Europea per l'innovazione tecnologica. Il PIN ha prodotto uno studio di fattibilità per la realizzazione di una rete telematica di tipo Internet per l'erogazione di servizi alla cittadinanza del Comune di Prato, che fornisce un quadro completo da un punto di vista organizzativo e tecnologico e che puo' costituire una prima base documentale per il presente protocollo di intesa. Dallo studio di fattibilità si evince: la scelta della tecnologia Internet è dovuta alle sue grandi potenzialità coniugate alla semplicità di utilizzo per l'utente, ai costi relativamente bassi e alla visibilità nazionale e internazionale. La rete civica dovrà collegare tutti soggetti operanti nel territorio provinciale (Enti pubblici, associazioni di categoria, circoli, istituzioni culturali, associazioni di volontariato, il mondo della scuola e del lavoro, ecc..) per creare un sistema informativo pubblico in grado di garantire in primo luogo la comunicazione tra tutti questi soggetti con scambio di informazioni generali e puntuali, anche in applicazione della normativa sulla razionalizzazione dei rapporti nella pubblica Amministrazione. la rete permetterà la creazione di un sistema informativo interattivo rivolto alla cittadinanza e usufruibile dall'utente (azienda, professionista, associazione, singolo cittadino) tramite terminale self-service (JOLLY) o tramite un proprio personal computer o recandosi presso punti di accesso controllato (sedi di circoscrizioni, Uffici relazioni con il pubblico, biblioteche, sedi di aziende di servizi pubblici, agenzie giovani, sedi di associazioni, ecc..). l'utente potrà accedere a banche dati culturali, normative, statistiche, sanitarie, ecc.. con facili sistemi di consultazione e potrà interagire con il sistema per avere informazioni puntuali sulle sue pratiche o per dare pareri e suggerimenti. il sistema informativo realizzato è lo strumento naturale per gli Uffici relazioni con il Pubblico. la rete così realizzata è connettibile con tutte le reti di interesse pubblico; in particolare con la Rete Telematica Regionale e con la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione, progetto curato dalla Funzione Pubblica. La rete civica Ponet è congruente con il progetto telematico della Regione Toscana e ne rappresenta lo sviluppo a livello provinciale. La rete rappresenta il supporto tecnologico per i servizi didattici e attività formative. 4. PIANI DI SVILUPPO All'interno del progetto complessivo di Rete civica è possibile distinguere tre sottoprogetti che, pur essendo correlati, possono avere un proprio sviluppo indipendente. Rete civica per la comunicazione tra gli Enti Pubblici, la razionalizzazione dei rapporti tra gli enti, il decentramento e una maggiore efficienza dei servizi al cittadino. Obiettivo del sottoprogetto 1 è la creazione di una infrastruttura telematica, basata su tecnologia Internet, che abbia come nodi principali i soggetti pubblici del territorio provinciale. Alla rete di comunicazione, così costituita, potranno collegarsi soggetti privati, (associazioni di categoria, sindacati, associazioni culturali, sportive e del volontariato sociale, ecc..), scuole, aziende e singoli cittadini. La rete permetterà la realizzazione di numerosi servizi: Servizi di base (posta elettronica tra tutti soggetti collegati; consultazione di banche dati giuridiche, economiche, culturali, ecc. ; consultazione e aggiornamento di bacheche elettroniche; visibilità dalla rete internazionale Internet). Servizi per il cittadino e le aziende (razionalizzazione delle procedure amministrative, creazione di unico sportello polifunzionale multiente per molte pratiche amministrative, possibilità di accesso diretto dai Comuni non capoluogo a tutti i servizi della Pubblica amministrazione sia locale che centrale). Servizi per il sistema dei beni culturali (catalogo unico del sistema bibliotecario e museale provinciale, servizi per l'orientamento culturale e didattico). Servizi per la didattica e l'ambiente (la rete costituisce l'infrastruttura per la realizzazione dell'Osservatorio scolastico provinciale e per tutte le iniziative didattiche). Servizi per il turismo (schede sulle attrazioni turistiche dell'area; informazioni sulla ricettività e prenotazione alberghiere; servizi di affitto e vendita; banche dati specializzate per il turismo scolastico o rivolto a particolari categorie: handicap, anziani, ecc..). Servizi sperimentali (formazione a distanza e teledidattica; telelavoro; telemedicina; sistemi informativi territoriali). La rete costituirà il mezzo di alimentazione e di diffusione sul territorio provinciale della Banca dati, sottoprogetto 2, in sostituzione delle attuali linee Telecom ordinarie, permettendo un ulteriore risparmio di spesa. La realizzazione di un sistema di comunicazione così articolato e potente richiede la messa a punto di un progetto operativo per il triennio 96-98 contenente: piano di interconnessione tra gli Enti con relativi costi hardware e software; progettazione di scambi dati per via telematica tra gli Enti e individuazione degli strumenti tecnologici per la loro implementazione; studio di un primo gruppo di interventi tesi alla razionalizzazione dei rapporti tra Enti partecipanti al progetto comprendente anche la verifica dell'effettiva efficacia in termini di miglioramento dei rapporti tra utenza e P.A. e l'impatto organizzativo sulle strutture interessate; individuazione di tecniche atte a garantire gli opportuni livelli di sicurezza dell'accesso agli archivi interconnessi in rete; individuazione di opportune forme di realizzazione e di gestione della rete; individuazione delle fonti di finanziamento. Questo studio di fattibilità è il completamento della relazione già prodotta dal PIN; considerato l'ottimo lavoro svolto è naturale affidare allo stesso PIN la realizzazione di questo secondo studio. Banche dati : sulle attività istituzionali e sulle offerte formative, culturali e sportive. Il Comune di Prato è presente in Internet da Dicembre 1995 con servizi informativi sul territorio e l'Amministrazione. Da Gennaio 1996 è attivo il servizio dell'U.S.L. Banche dati sui beni artistici, culturali, documentari. Il Comune di Prato, tramite la Biblioteca "A. Lazzerini" e l'AFT, il Centro di Scienze naturali, il Museo per l'arte contemporanea "L.Pecci", l'Istituto Datini, l'Archivio di Stato hanno già realizzato un primo nucleo di servizio informativo su Internet che si avvale della struttura tecnica del Comune di Prato. Nel corso del 1996 sarà possibile consultare i cataloghi tramite interfacce grafiche amichevoli; questo servizio costituisce una prima tappa verso la formazione di un catalogo provinciale delle risorse documentarie e culturali di tutte le biblioteche comunali, specializzate o storiche del territorio, nonchè degli archivi storici del territorio. Le biblioteche comunali sono inoltre punti nodali per l'erogazione di informazioni, non solo bibliografiche, al cittadino. banche dati ambientali. Poichè molti degli Enti partecipanti sono detentori di numerose informazioni di carattere ambientale occorrerà ricercare modalità di condivisione delle stesse nonchè di divulgazione esterna, anche a fini didattici, con la realizzazione di un'apposita banca dati. Verrà garantito l'accesso alla Banca dati e alla rete Internet a tutte le scuole pubbliche presenti sul territorio della Provincia; è garantito alla scuole, che ne faranno richiesta, uno spazio sulla banca dati; il servizio informativo e le pagine dovranno essere realizzate dalla Scuola. Ad Associazioni amatoriali e di volontariato, dopo approvazione del gruppo operativo e ratifica del gruppo di progetto, è permessa la visibilità dai servizi informativi della Rete Civica; in casi particolari informazioni gestite da tali Associazioni possono essere ospitate sulla banca dati. Gli altri Enti partecipanti al progetto realizzeranno un loro proprio servizio di informazioni che si avvarrà della struttura tecnica del Comune di Prato. Ufficio Relazioni con il Pubblico della Prefettura di Prato, della Provincia di Prato e del Comune di Prato. La normativa vigente ( L. 241/90, D.L: 29/93 e Direttive della Presidenza del Consiglio dei Ministri, 27.1.94 e 11.10.94) impone agli Enti pubblici di dotarsi di un Ufficio Relazioni con il Pubblico. L'opportunità di razionalizzare i rapporti con il cittadino, creando un unico sportello polifunzionale in grado di erogare informazioni e servizi di tutta la Pubblica Amministrazione, ha suggerito l'apertura di un URP centralizzato, che funga da front-office e da back-office per piu' Enti. In particolare sono stati effettuati piu' incontri tra i rappresentanti del Comune di Prato, della Provincia e della Prefettura, per verificare la possibilità di realizzare un unico URP per i tre Enti e valutare gli effettivi vantaggi in termini di qualità del servizio erogato e di risparmio complessivo delle risorse. Dagli incontri è emersa la volontà di creare un unico URP, con apertura 8-18 dal Lunedì al Sabato, e una prima dotazione organica di 6 addetti al front-office e back-office. è indispensabile nominare un responsabile del progetto e un gruppo di lavoro, costituito da almeno un rappresentante per ognuno dei tre soggetti coinvolti, che in tempi brevi definiscano un piano di realizzazione dell'URP in termini di: tempi e costi di realizzazione; fonti di finanziamento; configurazione logistica e arredi; strumentazione, dotazioni di libri, riviste e altri strumenti di informazione (collegamenti a banche dati, attivazione di rapporti con altri Enti); personale; offerta informativa e di servizi. L'URP utilizzerà come strumento informativo le Banche dati realizzate all'interno del progetto, fornendo, quando possibile, informazioni anche sulle attività degli altri Enti e mettendo a disposizioni le proprie informazioni, veicolate tramite la rete civica, agli Uffici Relazioni con il Pubblico di altri Enti che ne facciano richiesta. L'individuazione di tre diversi sottoprogetti nasce dalle diverse tematiche che vi sono associate e soprattutto dalla considerazione dei diversi vincoli temporali, normativi, economici e dalla necessità di rendere indipendente lo sviluppo di ogni singolo progetto dai ritardi che possano subire gli altri. La realizzazione di ogni sottoprogetto sarà regolata da un apposito accordo di programma o convenzione tra i soggetti interessati. Ogni soggetto firmatario del presente protocollo di intesa si riserva di aderire ai singoli sottoprogetti una volta che siano stati definiti gli impegni economici ed organizzativi conseguenti. 5. GLI IMPEGNI. I firmatari del presente protocollo di intesa assumono reciprocamente i seguenti impegni: partecipare in modo fattivo alla fase progettuale partecipare alla costituzione della banca dati sui servizi della Pubblica Amministrazione impegnandosi a curare la qualità, la completezza e l'aggiornamento delle notizie fornite; un indice dei contenuti informativi e degli eventuali aggiornamenti deve essere messo a conoscenza dei responsabili generali del progetto e degli altri Enti impegnarsi a mettere a disposizione degli altri Enti e soggetti partecipanti al progetto il proprio sistema informativo con le adeguate garanzie di sicurezza e riservatezza essere disponibile a variare le proprie procedure amministrative in ottica di riduzione e semplificazione degli adempimenti partecipare alla progettazione, realizzazione e gestione di nuove banche dati su progetti specifici di comune utilità impegnarsi a contribuire con risorse umane e finanziarie alla realizzazione del progetto Ogni Ente partecipante al progetto ha diritto: ad un accesso controllato al sistema informativo degli altri Enti per propri fin istituzionali al supporto organizzativo e tecnico necessario alla creazione di flussi informativi per alimentare la banca dati ad accedere ad eventuali finanziamenti attivati in sede regionale, nazionale e comunitaria ad avere visibilità nelle campagne promozionali sul progetto a partecipare ai piani di formazione 6. DETERMINAZIONI Il Comune di Prato, la Prefettura di Prato e la Provincia di Prato coordinano il progetto generale di rete civica. Viene istituito un "gruppo di progetto" formato da un rappresentante per ogni Ente, nominato contestualmente al recepimento del presente protocollo di intesa. Compiti del gruppo di progetto: definizione delle linee di sviluppo del progetto contatti con altre amministrazioni, associazioni di categoria, culturali, di volontariato, ecc. da coinvolgere nel progetto coordinamento organizzativo tra le amministrazioni interessate al progetto Il gruppo di progetto si riunirà almeno una volta a semestre. Viene istituito un "gruppo operativo" presieduto dai Responsabili di progetto, coordinato tecnicamente dalla Dott. Tocco Rosanna del Comune di Prato, e costituito da: Comune di Prato rappresentato da Rosanna Tocco e Alessandro Ricci Provincia di Prato rappresentata da Giancarlo Carboncini Prefettura di Prato rappresentata da Giuseppe Gioffrè e Daniela Ghio Comune di Vaiano rappresentato da Luigi Casati U.S.L. di Prato rappresentato da Romoli e Ruggieri Il Comune di Vaiano rappresenta anche i Comuni di Carmignano, Montemurlo, Vernio, Poggio a Caiano e Cantagallo. Compiti del "gruppo operativo": attuazione delle decisioni del "gruppo di progetto" pianificazione delle varie fasi operative promozione attraverso i media formazione monitoraggio del progetto. Per la realizzazione del progetto sarà indispensabile istituire una struttura tecnica che, in una prima fase, coinciderà con quella del Comune di Prato e piu' specificatamente con l'Ufficio Telematica Municipale. Questo Ufficio, sulla base dell'esperienza e delle competenze sinora acquisite, curerà il coordinamento redazionale, costituendo il principale punto di raccolta di informazioni istituzionali o di pubblica utilità, e l'omogeneità nell'articolazione e presentazione delle informazioni prodotte e/o fornite. Prato, 23 aprile 1996 - Il PRESENTE PROTOCOLLO è STATO SOTTOSCRITTO DA: Il Prefetto di Prato, Dott.Giuseppe Pecoraro il Presidente della Provincia di Prato, Sig. Daniele Mannocci il Sindaco del Comune di Prato, Sig. Fabrizio Mattei il Sindaco del Comune di Montemurlo, Sig. Paolo Bianchi il Sindaco del Comune di Vaiano, Sig. Stefano Arrighini il Sindaco del Comune di Vernio, Sig. Roberto Marchi il Sindaco del Comune di Carmignano, Sig. Alessandro Attucci il Sindaco del Comune di Poggio a Caiano, Sig. Piero Cambi il Sindaco del Comune di Cantagallo, Sig. Riccardo Turchi il Presidente della Camera di Commercio di Prato, Cav. Fiorenzo Tempestini il Direttore dell'A.s.m.i.u., Sig. Folco Paoli il Direttore del Cons.ia.g., Ing. Claudio Morosi il Direttore Generale dell'Azienda USL n.4, Dott. Carlo Montaini il Direttore dell'Azienda Speciale Farmaceutica, Dott.Sergio Zingoni il Direttore del Centro per l'arte contemporanea "Luigi Pecci", Arch. Paolo Paoletti il Direttore del Centro di scienze naturali, Sig.Gilberto Tozzi la Direttrice dell'Archivio di Stato di Prato, Dott. Rosalia Mannotolu il Presidente dell'Azienda Provinciale di Promozione turistica, Dott. Eliana Monarca il Presidente dell'Istituto internazionale di studi storici "F.Datini", Dott. Pietro Vestri Il Direttore della Biblioteca Roncioniana, Dott. GiorgioCozzi